[HƯỚNG DẪN] Cách Hạn Chế Phát Sinh Chi Phí Khi Mua Vật Tư Xây Dựng

Trong quá trình thi công, chi phí vật tư không chỉ phát sinh vì giá mua tăng. Nhiều khoản đội lên lại đến từ những nguyên nhân rất quen thuộc như mua sai quy cách, đặt thiếu phải giao bổ sung nhiều lần, nhập dư hàng khó sử dụng, lựa chọn khổ vật tư chưa phù hợp hoặc bảo quản không tốt khiến vật tư hư hỏng trước khi đưa vào thi công.

Vì vậy, muốn hạn chế phát sinh chi phí khi mua vật tư xây dựng, công trình cần kiểm soát từ khâu bóc tách nhu cầu, xác định quy cách, lên kế hoạch giao hàng cho đến việc theo dõi lượng tồn thực tế.

Mục tiêu không phải lúc nào cũng là tìm đơn giá thấp nhất, mà là mua đúng vật tư – đúng số lượng – đúng thời điểm – đúng quy cách để tổng chi phí sau cùng được kiểm soát tốt hơn.

1. Phát sinh chi phí vật tư thường đến từ đâu?

Khi lập dự toán, phần dễ nhìn thấy nhất là đơn giá và số lượng. Tuy nhiên, chi phí thực tế còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác trong quá trình mua và sử dụng vật tư.

Có thể chia thành một số nhóm chính:

Như vậy, kiểm soát chi phí vật tư không thể chỉ thực hiện ở thời điểm hỏi giá. Nó phải bắt đầu từ trước khi gửi yêu cầu báo giá.

2. Bóc vật tư theo hạng mục thay vì lập một danh sách chung

Một trong những cách hạn chế phát sinh hiệu quả nhất là chia nhu cầu vật tư theo từng hạng mục thi công.

Ví dụ ở phần cốt thép và cốp pha, ngoài thép và ván khuôn còn có thể cần con kê, kẽm buộc, ty ren, bát chuồn và các phụ kiện liên quan. Nếu chỉ tập trung vào những vật tư chính, đến khi đội thi công bắt đầu làm mới phát hiện thiếu vật tư phụ thì công trình buộc phải đặt hàng gấp.

Tương tự, đến giai đoạn chống thấm, không nên chỉ tính sản phẩm chống thấm chính. Tùy hệ thi công còn có thể cần lớp lót, vật liệu gia cường, keo trám, vữa sửa chữa bề mặt hoặc dụng cụ liên quan.

Cách bóc theo từng hạng mục giúp nhìn rõ một công việc cần đầy đủ những gì, từ đó hạn chế các đơn hàng bổ sung nhỏ lẻ.

Hình 1. Cách Hạn Chế Phát Sinh Chi Phí Khi Mua Vật Tư Xây Dựng (1)

3. Quy cách phải được chốt trước khi hỏi giá

Tên sản phẩm mới chỉ là bước đầu. Nhiều chi phí phát sinh xuất hiện vì công trình đặt đúng tên vật tư nhưng sai quy cách.

Ví dụ ghi “bạt xanh cam – 5 cuộn” chưa đủ. Cần xác định khổ bạt, chiều dài cuộn, định lượng và có cần gia công hay không.

Với lưới bao che cũng phải biết loại lưới, khổ, chiều dài, vị trí sử dụng và yêu cầu may viền hoặc làm khuy nếu có.

Những vật tư kim khí như ty ren, tắc kê hoặc bu lông lại cần đường kính, chiều dài và số lượng cụ thể. Quy cách càng cụ thể thì báo giá càng sát, việc so sánh giữa các nhà cung cấp cũng dễ hơn.

4. Chọn quy cách phù hợp để giảm phần dư và công cắt nối

Với vật tư dạng tấm hoặc dạng cuộn, giá mua chưa phản ánh hết chi phí thực tế. Cách chọn khổ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lượng hao hụt.

Ví dụ một mặt công trình cần lưới bao che nhưng chiều cao từng khu vực khác nhau. Nếu chỉ chọn một khổ cho tất cả các mặt, phần dư sau khi cắt có thể khá lớn.

Bạt cũng tương tự. Một khu vực rộng 8 × 20 m không nên chỉ tính đơn giản là 160 m² rồi đặt bất kỳ khổ bạt nào có đủ tổng diện tích. Cần xem phương án trải thực tế để quyết định nên dùng một tấm lớn, ghép nhiều tấm hay gia công theo kích thước.

Do đó, với bạt, lưới, nilon, ván ép hoặc màng chống thấm, nên tính theo cả diện tích và quy cách thương mại của sản phẩm.

Đôi khi một phương án có đơn giá vật tư cao hơn một chút nhưng giảm được nhiều cắt nối và phần dư lại có tổng chi phí tốt hơn.

Hình 2. Cách Hạn Chế Phát Sinh Chi Phí Khi Mua Vật Tư Xây Dựng (2)

5. Không nên lấy một tỷ lệ hao hụt cho tất cả vật tư

Hao hụt là phần cần tính, nhưng áp dụng cùng một tỷ lệ cho mọi sản phẩm dễ khiến dự trù lệch.

Bạt và lưới thường hao hụt do cắt, chồng mí hoặc chia khu vực. Ván ép liên quan nhiều đến sơ đồ cắt và khả năng tái sử dụng. Kim khí có thể hao hụt trong quá trình cấp phát hoặc thất lạc. Hóa chất lại phụ thuộc vào định mức, tình trạng bề mặt và phương pháp thi công.

Vì vậy nên đặt câu hỏi: Vật tư này hao hụt ở khâu nào? Phần dư có tái sử dụng được không? Có cần chồng mí hay cắt theo kích thước không?

Sau đó mới xác định mức dự phòng phù hợp.

Cách làm này giúp tránh hai tình huống: tính dự phòng quá ít dẫn đến thiếu hàng, hoặc cộng quá nhiều khiến vật tư tồn lại sau công trình.

6. Chia kế hoạch mua hàng theo tiến độ thay vì nhập một lần

Mua đủ không có nghĩa là phải đưa toàn bộ vật tư về công trường cùng lúc.

Nếu nhập quá sớm, kho có thể bị quá tải, vật tư phải để ngoài trời hoặc bị di chuyển nhiều lần. Những nhóm có hạn sử dụng như keo, hóa chất hoặc vật liệu hoàn thiện cũng không nên nằm kho quá lâu trước khi dùng.

Ngược lại, nhập quá sát thời điểm thi công lại tăng nguy cơ đội thợ phải chờ hàng.

Cách phù hợp hơn là gắn lịch mua với tiến độ: Móng → phần thân → xây tô → chống thấm → hoàn thiện.

Với công trình lớn có thể chia sâu hơn theo tầng, block hoặc khu vực. Khi đó bộ phận mua hàng biết rõ đợt nào cần loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu và khi nào phải đặt.

7. Gom đơn hợp lý để giảm chi phí giao bổ sung

Chi phí vận chuyển có thể tăng đáng kể nếu công trình liên tục phát sinh những đơn nhỏ.

Ví dụ hôm nay đặt thiếu con kê, ngày mai thiếu ty ren, vài ngày sau lại bổ sung bạt hoặc lưới. Mỗi đơn riêng lẻ có thể kéo theo thêm phí giao, thời gian nhận hàng và nhân lực kiểm hàng.

Trước khi chốt đơn, nên rà lại các vật tư cùng giai đoạn thi công để xem có thể gom chung hay không.

Tuy nhiên, gom đơn không đồng nghĩa với nhập tất cả vật tư của toàn dự án. Chỉ nên gom những nhóm có thời điểm sử dụng gần nhau và công trường có đủ điều kiện bảo quản.

Đây là điểm cân bằng giữa chi phí vận chuyển và chi phí tồn kho.

Hình 3. Cách Hạn Chế Phát Sinh Chi Phí Khi Mua Vật Tư Xây Dựng (3)

8. Phân biệt vật tư nên dự phòng và vật tư không nên tồn nhiều

Một số vật tư dùng thường xuyên nên có mức tồn tối thiểu để tránh thiếu đột ngột, chẳng hạn kẽm buộc, con kê phổ biến, dây buộc hoặc một số phụ kiện cố định.

Trong khi đó, những sản phẩm đặc thù không nên đặt dư quá nhiều.

Bạt khổ phổ biến có thể dự phòng một phần vì dễ tận dụng cho nhiều vị trí. Nhưng bạt đã may theo kích thước riêng hoặc lưới đã gia công theo một khu vực cụ thể thì phần dư khó sử dụng lại.

Keo cấy thép, keo trám khe và vật liệu chống thấm cũng nên nhập sát nhu cầu hơn vì số lượng phụ thuộc vào điều kiện thi công thực tế và sản phẩm có yêu cầu bảo quản, hạn sử dụng.

Việc phân nhóm này giúp công trình vừa tránh thiếu vật tư quan trọng vừa hạn chế vốn nằm trong những sản phẩm chưa cần dùng.

9. Kiểm soát vật tư phụ để tránh những khoản phát sinh nhỏ nhưng liên tục

Các khoản phát sinh không phải lúc nào cũng đến từ thép, xi măng hay vật tư giá trị lớn.

Trong thực tế, nhóm vật tư phụ rất dễ tạo ra nhiều đơn bổ sung:

• Con kê bê tông.
• Kẽm buộc.
• Ty ren, bát chuồn.
• Tắc kê, bu lông.
• Dây buộc.
• Bạt, nilon.
• Lưới bao che.
• Keo và phụ kiện cố định.

Giá trị từng đơn có thể không lớn, nhưng nếu phát sinh liên tục thì tổng chi phí vận chuyển và thời gian xử lý vẫn đáng kể.

Vì vậy, nên có một danh sách riêng cho vật tư phụ và rà soát trước khi chuyển sang từng giai đoạn thi công.

10. Bảo quản không tốt cũng là một dạng phát sinh chi phí

Vật tư đã mua nhưng bị hư trước khi sử dụng thực chất cũng là một khoản mua lại.

Xi măng, vữa khô hoặc bột dạng bao nếu để trực tiếp trên nền ẩm có thể bị ảnh hưởng chất lượng. Ván ép bị ngâm nước hoặc kê không phẳng có thể giảm khả năng tái sử dụng. Bạt và lưới để kéo lê hoặc chất trực tiếp ngoài nền dễ bị bẩn, rách hoặc khó phân loại.

Vì vậy, khi tính kế hoạch mua hàng cũng cần xem công trường có đủ khả năng lưu kho hay không.

Nếu chưa có kho phù hợp, chia nhỏ đợt giao thường hợp lý hơn nhập số lượng lớn chỉ để được một mức giá mua thấp hơn.

Trong nhiều trường hợp, phần tiết kiệm từ giá hàng không đủ bù cho chi phí hư hỏng và quản lý tồn kho.

Hình 4.  Cách Hạn Chế Phát Sinh Chi Phí Khi Mua Vật Tư Xây Dựng (4)

11. Theo dõi số lượng thực tế trong quá trình thi công

Dự trù ban đầu chỉ là cơ sở. Khi công trình bắt đầu sử dụng vật tư, số liệu cần được cập nhật liên tục.

Nên theo dõi tối thiểu ba thông tin:

Đã nhập bao nhiêu → đã sử dụng bao nhiêu → còn phải thi công bao nhiêu.

Nếu lượng sử dụng thực tế cao hơn dự kiến, cần tính lại ngay phần còn thiếu. Ngược lại, nếu lượng tồn vẫn lớn trong khi hạng mục sắp hoàn thành, không nên tiếp tục mua theo kế hoạch cũ.

Với công trình lớn, nên quản lý thêm theo từng khu vực. Điều này giúp tránh tình trạng kho tổng vẫn còn hàng nhưng khu đang thi công lại thiếu.

12. Đừng chỉ so sánh đơn giá, hãy so sánh tổng chi phí mua

Khi lựa chọn nhà cung cấp, đơn giá là yếu tố quan trọng nhưng không phải yếu tố duy nhất.

Một báo giá thấp nhưng quy cách không rõ, phát sinh giao nhiều lần hoặc hàng không phù hợp có thể khiến tổng chi phí cuối cùng cao hơn.

Khi so sánh nên đặt các báo giá về cùng một điều kiện:

Khi mọi thông tin được đặt trên cùng một cơ sở, việc so sánh giá mới thực sự có ý nghĩa.

13. Một quy trình mua vật tư giúp hạn chế phát sinh

Có thể rút gọn quá trình thành một mạch:

Xác định hạng mục → bóc khối lượng → chốt quy cách → tính hao hụt → chia thời điểm cần hàng → kiểm tra tồn kho → gom đơn phù hợp → rà soát trước khi đặt → cập nhật lượng sử dụng thực tế.

Nếu thực hiện tốt các bước này, nhiều khoản phát sinh có thể được xử lý ngay từ trước khi vật tư được đưa về công trường.

Quan trọng nhất là phải xem danh sách mua hàng như một phần của kế hoạch thi công chứ không phải công việc tách rời.

Kết luận

Muốn hạn chế phát sinh chi phí khi mua vật tư xây dựng, không nên chỉ tập trung tìm mức giá thấp nhất. Chi phí còn phụ thuộc rất nhiều vào cách dự trù, quy cách, hao hụt, kế hoạch giao hàng, khả năng bảo quản và việc kiểm soát vật tư thực tế tại công trường.

Một danh sách vật tư càng rõ về tên sản phẩm, quy cách, số lượng, khu vực sử dụng và thời điểm cần hàng thì càng giảm nguy cơ mua sai, mua dư hoặc phải đặt bổ sung nhiều lần.

Đặc biệt với các nhóm bạt, lưới, phụ kiện cốp pha, con kê, vật tư kim khí và hóa chất xây dựng, việc xác định đúng quy cách ngay từ đầu có thể giúp giảm đáng kể phần cắt nối, tồn dư và những đơn hàng phát sinh về sau.

Liên hệ NEWUP để được tư vấn quy cách, số lượng và phương án cung ứng vật tư xây dựng phù hợp với tiến độ công trình.
Call/Zalo: 084.281.3838 - 084.562.1838
Website: newup.vn